Integritetspolicy

ODA är ett varumärke och en digital tjänst som tillhandahålls av Startbuddy AB, organisationsnummer 559458-5076, med säte i Göteborg.

Startbuddy AB är personuppgiftsansvarigt för de behandlingar som vi själva bestämmer över, till exempel när du besöker heyoda.se, kontaktar oss, begär en demo eller när ditt företag har ett konto och abonnemang hos oss.

Du når oss på hej@heyoda.se. Frågor om integritet och dataskydd skickar du till privacy@heyoda.se.

Policyn gäller ODA:s egna behandlingar av personuppgifter, bland annat i samband med:

• besök på webbplatsen
• kontaktformulär
• demo- och försäljningsförfrågningar
• företagskonton
• administration av abonnemang
• support och säkerhetsadministration

När en salong använder ODA för sina egna kunder – till exempel bokningar, kundregister och meddelanden – är det normalt salongen som är personuppgiftsansvarig. ODA behandlar då uppgifterna som personuppgiftsbiträde på salongens uppdrag. Salongens egen integritetspolicy ersätts inte av denna policy.

Uppgifter vi själva hanterar

• namn och kontaktuppgifter, som e-postadress och telefonnummer
• företags- och kontouppgifter, som salongens namn och användarkonton
• det du skriver i kontaktformulär och förfrågningar
• teknisk information och nödvändiga säkerhetsloggar

Uppgifter vi behandlar åt salonger

• bokningsuppgifter och kundmeddelanden
• personalscheman och arbetsrelaterade uppgifter, när salongen använder sådana funktioner

Vilka uppgifter som faktiskt behandlas beror på vilka funktioner salongen använder. Vi behandlar inte fler uppgifter än vad som behövs för respektive ändamål.

Vi behandlar personuppgifter för tydligt angivna ändamål och med stöd av en rättslig grund enligt dataskyddsförordningen (GDPR):

• Hantera inkommande förfrågningar och demobokningar – berättigat intresse av att kunna besvara den som kontaktar oss.
• Företagsrelation och kontohantering – avtal, eller berättigat intresse när vi har kontakt med en företrädare för ett företag.
• Abonnemang och fakturering – avtal samt rättslig förpliktelse, till exempel enligt bokföringslagen.
• Support – avtal och berättigat intresse av att kunna hjälpa våra kunder.
• Drift och säkerhet – berättigat intresse av att hålla tjänsten tillgänglig och skyddad.
• Hantering av dina rättigheter – rättslig förpliktelse.

Samtycke används endast när det uttryckligen anges i det enskilda fallet.

Salongen bestämmer normalt ändamålen med sitt eget kundregister, sina bokningar och sina meddelanden. ODA behandlar sådana uppgifter för att leverera den avtalade tjänsten och enligt salongens dokumenterade instruktioner.

ODA säljer inte salongernas kunddata och använder inte salongernas kundkonversationer som en fristående kommersiell datatillgång.

För att tjänsten ska fungera kan nödvändiga tekniska leverantörer – till exempel för drift, databaser, automatisering, AI och meddelandekanaler – behandla uppgifter för vår räkning. Det sker endast i den utsträckning som krävs för att leverera tjänsten.

ODA använder AI för att hjälpa salonger att hantera inkommande kundfrågor och bokningsförfrågningar. Det innebär att en salongs kund kan kommunicera med en AI-assistent.

Beroende på vilka integrationer salongen använder kan kommunikationen ske via exempelvis WhatsApp, Instagram eller Messenger. Relevant information i konversationen kan då behandlas av AI- och integrationsleverantörer för att ett svar ska kunna skapas.

AI-genererade svar kan innehålla fel eller vara ofullständiga. En bokningsförfrågan via AI-assistenten är inte automatiskt en bekräftad bokning – en bokning är bekräftad först när salongen eller bokningssystemet har bekräftat den.

Funktioner som ännu inte erbjuds, till exempel röstbaserade tjänster, omfattas av denna beskrivning först när de faktiskt aktiveras.

Vi anlitar leverantörer för bland annat drift av webbplats och tjänst, databaser, automatisering, AI-funktioner, e-post och domäner samt kommunikationsplattformar. Leverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning gör det som personuppgiftsbiträden enligt avtal.

Meta (WhatsApp, Instagram och Messenger) behandlar även uppgifter för egna ändamål enligt Metas egna villkor och integritetspolicyer när du använder deras tjänster.

Vi lämnar också ut uppgifter om vi är skyldiga enligt lag, till exempel till myndigheter.

Vissa leverantörer kan behandla uppgifter utanför EU/EES. När det sker ska överföringen ha stöd i dataskyddsförordningen, till exempel genom ett beslut om adekvat skyddsnivå eller lämpliga skyddsåtgärder.

Du kan kontakta privacy@heyoda.se för information om vilka skyddsåtgärder som gäller.

Vi sparar inte personuppgifter längre än vad som behövs för ändamålet. Därefter raderas eller anonymiseras uppgifterna. Principerna är:

• Kontaktförfrågningar sparas så länge som behövs för att hantera förfrågan och en eventuell fortsatt dialog.
• Uppgifter om företagskonton sparas under avtalstiden och därefter så länge det behövs för att avsluta kundrelationen.
• Bokföringsuppgifter sparas så länge bokföringslagen kräver.
• Salongernas kunduppgifter och AI-konversationer sparas enligt salongens instruktioner och avtalet med salongen.
• Tekniska loggar och säkerhetskopior sparas under en begränsad tid för drift och säkerhet och skrivs därefter över eller raderas.

Webbplatsen använder den teknik som krävs för att sidorna ska visas och fungera säkert. Vi använder i dag inga cookies för analys eller marknadsföring på heyoda.se.

Om vi i framtiden vill använda sådan teknik kommer vi att informera om det och be om ditt samtycke innan den används.

Enligt dataskyddsförordningen har du rätt att:

• få tillgång till dina personuppgifter
• få felaktiga uppgifter rättade
• få uppgifter raderade
• begära att behandlingen begränsas
• invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse
• få ut uppgifter i ett maskinläsbart format (dataportabilitet), när det är tillämpligt
• återkalla ett samtycke, när behandlingen grundar sig på samtycke

Kontakta privacy@heyoda.se för att använda dina rättigheter. Är du kund hos en salong som använder ODA kan du även behöva vända dig direkt till salongen, eftersom salongen normalt är personuppgiftsansvarig för sina kunduppgifter.

Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy.se.

Om du har kommunicerat med en salong via WhatsApp, Instagram eller Messenger och den salongen använder ODA, kan du begära att personuppgifter kopplade till konversationen raderas.

Skicka din begäran till privacy@heyoda.se och ange:

• vilken salong du har kommunicerat med
• vilken kanal du använde (WhatsApp, Instagram eller Messenger)
• hur vi kan identifiera konversationen, till exempel ditt telefonnummer eller användarnamn i kanalen

Du ska aldrig dela lösenord eller åtkomstkoder. Vi bekräftar att vi tagit emot din begäran och hanterar den i samråd med berörd salong, som normalt är personuppgiftsansvarig.

Raderingen gäller de uppgifter som ODA behandlar. Meta behandlar uppgifter i sina egna tjänster enligt sina egna villkor; för radering hos Meta hänvisar vi till inställningarna i respektive app.

ODA ska vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter, utifrån de risker som behandlingen innebär. Det omfattar bland annat att begränsa åtkomst till de personer och system som behöver den.

Vi kan komma att uppdatera denna policy, till exempel när tjänsten förändras. Det aktuella versionsdatumet framgår alltid överst på sidan. Vid väsentliga ändringar informerar vi på lämpligt sätt.